ザ☆スケジュール～スケジュールを立てる時のポイント！～

こんにちは～やまずんです
今日も、’ザ☆スケジュール’シリーズ　第２弾 です
「え～っ、受付もスケジュール立てるの」って思う方もいらっしゃるかもしれませんが、ちゃあんと立ててますよ
うちの会社の受付は、お客様来客・電話対応以外にもお仕事を任せてもらっているのです
例えば、在庫管理の仕事や他部署のお手伝いをしたり・・
いくつかの仕事をするので、スケジュール管理は、もちろんとても重要です
他部署のお手伝いも自分たちのスケジュールが把握できてなかったら受けられないですもんね
でも、３年ほど前まではスケジュール表って作ってなかったんです
（今思えば、それまでってどうやって仕事してたんだろーって不思議なくらいですが・・）
しかし、実は、スケジュールを立て始めた頃は、なかなかうまくいきませんでした 😥
なんか、全然スケジュール通りに仕事が進まないんです・・（うわーんっ）
なんでだろ～って考えてみて、ビックリ
今のスケジュール表がうまくいかないな～って思ってる人のヒントになるかも
続きは、クリックしてから読んでね

「なんで、スケジュール通りにいかないのー」
悩んでる時に、先輩から一言。
先輩「やまずん、一日の中で’実際に作業できる時間’って、どのくらいか知ってる」
やまずん「・・えーっと、なんだかんだで５時間くらい・・ですかねぇ・・。うーん・・ 🙄 。。」
（ちなみに、私は受付なので受付時間帯は、来客・電話対応の合間しか作業できません。）
で、実際に調べてみました
どうやって調べたかというと、数ヶ月間時間帯ごとの来客対応数、電話対応数の統計をとったのです。
つまり、実際の日常の業務はどのくらいのボリュームがあるか、事実を集めたのです。
すると思ったよりも、随分たくさん対応していることがわかりました
しかも、曜日・時間帯によって、ほとんど作業はできない時間帯があることも・・
今まで、「なんとなく」しかスケジュール立ててなかったんだなぁ・・
「１日２４時間なのは、どの曜日も一緒」なんて、
のっぺりとした、メリハリのないスケジュールになってしまっていた
（つまりは、現実に即してないってこと。そりゃ、実現しないわとほほ）
そして、更に
うちの受付は、３人体制なのですが、誰かが集中して作業に入らないといけない時、その他の２人で受付業務を担わないといけません。
個々人が、それぞれにスケジュールを立ててしまって、３人とも同じ時間帯に集中する作業を組み込んでしまったら、そもそもの業務である受付業務に支障をきたしてしますのです。
つまり、みんなでバランスの取れたスケジュールでないと、実現しません
スケジュールを立てる時のポイントは、
現実に即していること
実際の業務時間は？それにかかる作業時間は？自分の能力は？現実的に考えましょう
みんなと調整できていること
仕事はみんなで担うもの。みんなのスケジュールとうまく合ってる？
集団として、何が優先課題がヒエラルキーつけられてる？みんなで共有しましょう
これらを踏まえて、スケジュールを立てると、
「え～ん 😥 、スケジュール通りに進まない～」なんてこともなくなりました
そして、みんなと共有できてるから、お互いに気遣ったりすることもできるように・・
どうでしょう
仕事の基本ですが、みなさんのスケジュールのヒントになったでしょうか
スケジュールをちゃんと立てられると、みんなが気持ちよく仕事に向かえます
まだ立ててない方は、ぜひ部署みんなで立ててみて下さい