2009年12月04日
コニシのいい男への道 －スケジュール組立どうやるの？－
学校を卒業してしばらく経つ身ですが、出身大学と職場の位置が割と近いため、たまに後輩と会う機会があります。
この時期になると、誰もが論文（博論・修論・卒論）提出に向けて頑張っているので、必然的に「先輩の時はどうでした？」「ちょっと行き詰まっているんですがどうしたらいいでしょう？」という話が増えてきます。
中でも多いのが、
「予定通り進まなくて焦ってるんです！」 
という相談。確かに、自分でスケジュール組んでもその通りにいかないのが人生 
より正確に言えば、そもそも組み立てる時点でちゃんとできていないケースが多数見受けられます。
かく言う自分もスケジュール管理はまだまだなんですが、仕事を通じて学んだ気付きを教えてあげています。
仕事でも学校でもスケジュールの組み立て・管理能力は非常に大事。
今回は特に「組み立てる時の注意点」に焦点を当てて気付き発信をします 
仕事では謙虚だけど（？）後輩には上から目線になってしまいがちなコニシに応援お願いします↓
さて、スケジュールを組むといったら、まずカレンダーを見る方が多いのではないでしょうか？
そして「やる事をカレンダーの日付・各時間帯に書き込んでいく」 
自分も学生時代や勤務初期はそうしていました。
しかし、いざ作業を行っていると
・予定時間内に終わらず後ろ倒し
・必要な作業がヌケて組み直し
・他の人と予定の調整ができず停滞
・突然新しい作業が飛び込んでくる
など、大抵は最初に組んだＳＫ通り進みません 
これは、スケジュールを組んでいるのではなく、
『カレンダーのマスを埋めているだけ』
だから発生するのだと言えます。
「なぜそのタイミングでその作業をするのか？」「作業同士がどう繋がっているのか？」「一緒に作業する人はどう動いているのか？」などの視点が欠けているから、後に不都合が発生してくるのです。
では、どうすれば良いか？
色々な案件を同時進行させる、スケジュール管理能力の高い上司のＮさんと作業をする中で学んだのは、以下のステップです。
１．全体の状況を把握する → 大枠から整理して、重要項目の抜けを防ぐ
２．課題を洗い出す → 「何が問題か」「それを最終的にどうするか」を明確にする
３．作業フローを図解化する → 成果イメージを実現するために必要なステップを固定
４．ＳＫの大枠を把握する → １つ１つの作業にどの位時間がかかるか「当たり」を付ける
５．カレンダーに落とし込む → 期限や定型課題など、「動かせない時間」を固定した上で、
上記のフローを落とし込む
ポイントは、カレンダーを見るのは最後であること。最初にカレンダーとにらめっこしていても、「何をどうするか」「どのような作業が必要か」「その作業同士はどう繋がっているか」「それにどの位時間がかかるのか」が明確にならないので、実際にはスケジュールになっていないのです。
よく言われるのは、『課題は無限だが、時間は有限』という言葉。
限られた時間の中で無限のものを処理するには、実現するためのステップを事前にしっかり追求して、枠をきちっと固定していくことが必要なんですね。
今回の気付きはあくまで１つの方法論ですが、参考になればと思います。
読んでくださっている皆さんも、良いと思う方法があれば発信してくださいね 
それではまた来週 
- posted by staff at : 23:00 | コメント (2件) | トラックバック (0)
コメント
＞例えば、電化製品等のように、自分にとって「良いモノ」であれば、人に紹介しても下手をすると自慢になってしまう事もあります。
＞しかし、ＥＣＯ名刺などのように、今皆が単純に良いなぁと思えるモノであれば、使用者自身が、皆の為に使うと良いと思うのと同時に、渡した相手の喜んでくれている顔が素直に出て来るからなんだと思います。
ここの部分が気付きでした！
確かに、「自分だけが良いと思っているもの」を人に伝えると自慢っぽいですが、「相手や周りも良いと思えるもの」ならみんな喜びますね。
当たり前のようでいて、ビジネスでは軽視されがちな視点。企業活動の中心に据えていくことが新たな活路になりそうです。
Ｙｏｓｈｉさん、コメント有難うございます。
当たり前のように思える事が見えないんですよね。
大きな時代の意識潮流は、自分から、皆へ。
そこに気付けるかどうか企業活動を行う上で、大きなポイント。
是非、Ｙｏｓｈｉさんの周りでも伝えて言って欲しいと思います。
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