2013年10月12日
コラム：「段取り」上手は人はこんなことを意識している
どんな仕事でも、見通しが立たないと不安になってしまいますよね。
こんな時ほど、口癖のように「忙しい」という言葉を連発してしまいます。
“やるべきことが明確でない時は忙しい気がする”
色々なアイデアがあり「あれもやりたい。これもやりたい。」と思っている時って一歩も進んでいないのに頭では色々と考えて仕事をしている。忙しいと勘違い 😥 しているんですね。
確かに企画を考えると言うことも仕事の一部だと思います。ただ仕事は進まなければ何も生み出しません。
本来の仕事の形「生産性」を上げていくには、やるべき事を明確にし即動ける自分に変わって行かなければいけません。
「やるべき事を明確にし即動ける自分に変わって行かなければいけません。」と言われても、どうしたらいいのか、悩んでしまいますよね。
これを実現するために重要になってくるのは「段取り」です。誰もが上手にスケジュールをに立てて、段取りよく仕事をしたい・できるようになりたいと思いますよね。
今回のコラムでは、
・仕事の段取り上手な人が、常に意識しているのはどんなことか？
・段取りよく仕事するために実践していることはなにか？などなど、集めてみました。
是非、これを読んで段取り上手な人を参考にしてみてください。
①ゴールまでの道筋が見通せているか
段取りが悪いというのは，決して，その仕事に関するスキルが低いとか，意欲がないとかいうことではありません。むしろ，スキルも意欲もあるからこそ，すぐに仕事にとりかかりたくなるともいえます。ゴールまでの道筋が見えていないのに，仕事のかたまりをひたすら前へ前へところがそうとするので，道をそれたり，障害物にぶつかったりして，スムーズにすすむことができません。その結果，大幅に遅れてのゴールイン，最悪の場合，ゴールできずにギブアップということにも。
②“やらされ感”を払拭して仕事を支配する
段取りをつけずに仕事をしていると，先がよく見えていないので，常に「納期までに完遂できるだろうか？」という不安にかられます。こうした不安や焦りによって気持ちのゆとりがなくなると，“やらされ感”がつのり，モチベーションが下がります。これは，仕事に支配されている状態です。
（中略）
一方，段取りよく仕事をすすめていれば，何をいつまでにやればいいのか，それぞれの作業にどのくらいのパワーを注げばいいのかがわかります。自分の意思で仕事をコントロールしやすくなります。つまり，段取りをつけるとは，仕事を支配することでもあるのです。
③誰が見てもわかる進行表をつくろう
仕事をスケジュール化する際のポイントは，「自分がやる仕事」も「他の人にやってもらう仕事」も，同じ時間軸上に並べることです。誰が，何を，いつやるかをワンシートの進行表（進行予定表／進行計画表）に整理して，仕事の流れが一望できるようにします。
④“並列”作業を見つける
仕事を小分けすることで，“並列”部分を見つけることもポイントです。すべて“直列”の仕事ばかりだと，期間を短縮できる余地がないので，どこかで手間取るようなことがあると，納期的に厳しい状況になります。
段取り力を高めるためには、いくつかの視点から考え方を変え、行動を変える必要があります。その中でも、極めて影響力が大きいのが「時間の使い方」です。
以下の方法を参考に、時間を効率的に活用していきましょう。
①細切れ時間を有効に使う
②まとまった時間を確保する
③仕事をまとめる
④割り込み仕事に対処する
①スケジュールに“山”と“谷”を作る
段取りを決める際には、「2つの異なる仕事を交互に行う」という“山”と“谷”を盛り込むようにします。
例えば、「完了させなくてもよいタスク」と「完了させなければいけないタスク」を交互に並べるという方法です。こうすることで、緊張を強いられるタスクと、リラックスして取り組めるタスクという起伏が生まれますので、飽きることなく続けられます。他にも以下のような組み合わせが考えられます。
「集中を要するタスク」と「集中しなくてもよいタスク」
「散らかすタスク」と「組み立てるタスク」
「やったことがあるタスク」と「やったことがないタスク」
特に最後の「やったことがあるタスク」は、安心して取りかかることができ、楽に進めることができるがゆえに、飽きやすいという特徴があります。こういったタスクばかりが目の前にあれば、つい油断して、結局時間に追われる状況に陥ってしまうリスクがあります。
逆に「やったことがないタスク」は、きちんと終えられるのかどうかという不安がつきまといますから、「早く手をつけなければ」という緊張を強いられます。そして、このようなタスクが連続していれば、「これが終わってもまだ楽にならない」という閉塞感を覚えることになり、現実逃避の誘惑に駆られやすくなります。もし、そのタスクの後に「やったことがあるタスク」が控えていれば、「これが終われば楽に片づけられるいつもの仕事が待っている」ということで、やる気も湧いてくるでしょう。
このようにスケジュールに“山”と“谷”を作ることは、人の呼吸に似ています。息を吸うには、息を吐く必要がありますし、逆に息を吐くには吸う必要があります。吐いてばかりいれば、すぐに息切れを起こしてしまうでしょう。
そう考えると、仕事というのは、ある意味で“有酸素運動”であるといえます。そうであるならば、規則正しい呼吸に加えて、十分な時間を取ってストレッチ体操や準備運動といった「段取り」が欠かせないのも合点がいくでしょう。
①行き当たりばったりではなく事前に計画を組む
気持ちを少し落ち着けて、業務の全体を俯瞰しなければ、行き当たりばったりで仕事をこなすことになり、集中力の低下やケアレスミスなど、生産性が著しく下がってしまいます。大事なのは、仕事を始める前にしっかり計画を立てること。とてもシンプルなことですが、これができていない人は少なくありません。計画を立て、ゆとりを持って仕事を行なうことにより、あせった状態よりも集中力が高く保て、生産性も高まります。
②目標時間を定めた上で仕事にかかる
いつもやっている仕事、慣れた仕事は、ついついダラダラと進めてしまいがちです。しかし、これでは時間のムダだけでなく、ミスやヌケモレなど、仕事の質にも影響を及ぼしかねませんし、スケジュールの精度も低いものになります。
そこで、どんな業務も目標時間を設定し、その時間に向かって集中して業務を行なうことをおすすめします。
③午前中に山場をつくり、ダラダラ時間を軽減
仕事の生産性を考える上で、一日の中で集中できる時間をどれだけ生み出せるかは大切なことです。ところが、毎回同じ作業を行なうルーチンワークばかりをしていると、次第に集中力は失せ、ダラダラと過ごしているうちに気がつけば残業に突入という人もいるでしょう。こんな時は、午前中にどれだけ集中力を高め、午後まで持続させられるかが大きなポイントとなってきます。
これって、書く（言う）のは簡単ですが、実行に移すのは結構難しい。
だからこそ、課題の先を見据えて物事に取り組む必要があるのですが、ではどうすれば視野を広げられるのでしょうか？また同時に、視野を広げた上で照準を絞り込むにはどうしたら良いでしょうか？これらに対する具体的な行動指針を組み立てなければ、結局は【有言実行】できません。
改めて具体的にどうするかを考えてみました。
1.なるべく多くの仮説を組み立てる。
2.固定観念を排除する。
3.常に複数の課題を同時に進める
4.地道に勉強を続ける
5.最後に、照準を絞るにはどうする？
複数の仕事を一ときに行うことはできません。一つの仕事に取り掛かっているときは別の仕事はできない、というのが現実です。そのため一つひとつの仕事をていねいに処理していかなければいけません。
そのとき抱えている複数の仕事をどのように分けて、優先順位を付けるかが問われます。緊急性はあるのかどうか、重要度はどうか、短期的仕事と長期的仕事をどのように分けるかなど、優先順位はいくつかの要素によって、またそれらを総合的に勘案することによって決められます。そのことも一つの「段取りを付ける」ことだと考えられます。優先順位を決める要素を図示したのが、
（図解）優先順位
ここまでは、段取り上手な人の考え方・実践方法を紹介してきました。
最後に、段取りよく仕事を進めるための大前提の心の在り様を書いてくれている記事がまりましたので、それを紹介して今回のコラムを終了します。
●仕事が速いのは、充足が基盤にあるから
仕事の速さ・正確さで定評のあるＴさんと、一緒の業務に取り組む機会がありました。そこで「なぜＴさんの仕事は、速いのか？」、その秘訣を探りました。
見えてきたのは・・・
充足に始まり、充足に終わる。
段取り、原因追求など“やるべきこと”をやって、それが充足に結びつくから、前向きに取り組める。だからスピードも精度も上がる。Ｔさんの仕事の秘訣は、この辺にありそうです。
- posted by kura at : 0:46 | コメント (0件) | トラックバック (0)
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