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2010年03月19日

いい男への道 ~相手に伝わる資料を作るには?~

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こんにちは 。アンディです
今、とある「消防署」の設計を行なっています。今日はそのプロジェクトで得られた気付きを書いてみたいと思います。
先日、建築主(=クライアント)である行政関係者へ設計提案のための資料を作成しました。
消防署は、消防業務の窓口や非常時の拠点となる本部棟と隊員の消防訓練が行なわれる訓練棟があり、特殊な要件を把握する必要があります。
今回の資料は、提案と同時に特殊な条件を伺う大事な打合せのための資料でした。
打合せの様子は以下の通りでした。

提案内容は、ほぼ了解されました。
〇〇さんからは各所で「ありがたい」との言葉がありました。
また特に訓練棟の資料は、「分かりやすい!」と好評でした。
消防の素人でも理解しやすいため、次回の打合せまでに(行政+消防署内で)内部調整を行っておく。

という評価を頂き、チーム全体の活力が上昇しました!
僕自身も、今回、訓練棟の担当を行なっていることもあって、とても嬉しかったです
そこで、今回の記事では、相手に伝わる資料を作るには?というテーマで僭越ながら書いてみたいと思います。
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これまで、資料作成というと、こちらの意図(提案内容)を説明しやすい資料を作成する、ということを念頭に置いていました。
もちろんそのために、提案をする人・される人に未熟ながらも同化しようと心がけてきました。今回の資料作成にあたり、僕自身わかりやすい資料を作ろうという思いはあり、結果としては上手くいきましたが、その同化対象は漠然としたものでした。

消防の素人でも理解しやすいため、次回の打合せまでに(行政+消防署内で)内部調整を行っておく。

とあるように、先方が抱えている課題(=潜在的な欲求)、つまり、提案した資料を使って、今度はその担当者が消防活動についてあまり知らない行政関係者へ説明をしたり、実際に建築物を利用する消防隊員の要望を引き出す役割を担っていることまでは意識は回りませんでした。
資料って、こちらが説明した時にその役目が終わるわけではなくて、その後に何度も利用されるものなんですね
僕らも日常、例えば建築機器メーカーのカタログを参考にする時は、単純に理解するだけではなく、そのカタログを使って、今度は自分が上長へ説明をしたりしています。
わかりやすり資料とは、関係する人全員に伝わる必要があるという気付きでした。
この時、頭に思い浮かんだのが、 「相手にとことん同化する」とは「相手の背後にいる全ての人に同化するということ」 という言葉。
この大切さを身をもって感じることができました。こんな風に考えると資料作りってわくわくしてきますよね
ちなみに、後日、消防隊員を交えての打合せでは、事前に提出した資料に対して、意見や要望をびっしりと出してくれました。
(夜間勤務明けだったにもかかわらず、長時間の打合せに最後まで参加されたそうです)
これには、本当に嬉しかったし、感謝の気持ちが湧いてきました
建築は設計者だけが作り手ではなく、携わる全ての人々と作り上げていくもの。こちらが最善を尽くして取り組むことで、本気の返答を返してくれる・・・。
そのような実感を今回のプロジェクトを通して感じています。

プロジェクトはこれからが佳境。最後まで頑張っていきたいと思います。
今日はこの辺で。また来週をお楽しみに~

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コメント

おお、実現論。
楽しみですね♪このシリーズ☆
あと、質問なのですが、引用文に特に顕著な、青字と赤字の色分けには何か意味があるのでしょうか?
その辺りが気になりました♪

  • SSS
  • 2010年7月3日 22:27

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