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2020年07月01日

仕事は計画通りに進まない でも計画することは重要

仕事をしている中で「計画を立てても、その通りにいかない」「計画を立てても役に立たない」ということはありませんか? 振り返ると私なんかは、ほとんどそうです。
しかしだからといって「計画しても変わるから意味がない」「計画することは無駄である」とは思いません。

仕事には必ず不確実性が存在します。例えば、パソコンに不具合が発生し修復に時間がかかってしまった、スタッフが急病で休み人手が足りなくなった、クライアントの与件が急に変更になった、別件のトラブル対応に追われて手が回らなくなったなど。マニュアル通りに作業をすればよい仕事は別として、人と一緒に仕事をする場合には予期せぬ事態が発生することは日常茶飯事です。それでもやはり計画を立てることは重要です。

写真はコチラからお借りいしました

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まず仕事をする上で「計画すること」が必要なのはなぜか?

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それは仕事には必ず期限があるからです。仕事で成果を出すために、まずその仕事を幾つかの課題に細分化→構造化します。期限から逆算し、いつまでにどの課題を、どうクリアしていくかの見通しを立てます。これを仕事における「計画」と呼びます。計画は「課題」「工程」がセットです。これを明確にすることで、
①課題が固定化でき、手順も明快になる、
②仕事を共同で行う仲間と課題と工程を共有でき相互にフォローできる、
②途中で課題の進捗を把握でき安心して業務に取り組める、
③予期せぬ事象が発生した場合に、その後の課題と日程を踏まえ、このままでも間に合うのか?判断でき、必要に応じて作業の組み換え、人員増強などのテコ入れできる、
などのメリットが考えられます。

そして最も重要なのが、今回の仕事の進め方の反省⇒次の仕事の高度化につなげられること。
例え計画通りに進まなくても、次はどうやったら上手くいくのか?もっとスピードを上げるにはどうしたらいいのか?当初に立案した計画と実行のズレを埋めることで、経験以上の蓄積を皆で共有できるので、チーム全体でレベルアップすることができるのです。仕事の見通しである「計画」を見える化することは非常に大切なのです。

仕事の計画は、そのチームリーダーが立てるだけでなく、チームの一員としてその部分課題を担うスタッフもその課題を細分化し、いつまでにどうクリアしていくか?の計画を立てることも重要です。不十分でも計画を立てて置かなければ、チームの期待通りに業務が終わるのか?どこで上長にチェックをしてもらえば良いのか?が判断できません。結果、ギリギリになって「間に合わない」と慌て出し、チームも混乱してしまうという負のスパイラルに陥ってしまう。計画を立てることで、その成果を常に更新(≒バージョンアップ)できるので、幼稚な自己流が頭に巣食う余地がなくなるのです

仕事における計画は計画通りに進めるためのものではない。むしろ想定外の課題に出くわすために立てて置くものと考えれば、力任せでの辻褄合わせのような仕事の仕方が改善されるはずです。

 

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